Assistant(e)-chef du service des archives – Accueil, Admission et Centrale de rendez-vous (réf. 540039)

Site CISSS de Chaudière-Appalaches

Présentation de l’organisation

Le Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de Chaudière-Appalaches offre la chance d’œuvrer dans un environnement stimulant, innovant et dynamique comptant plus de 13 000 employés, 800 médecins, sans oublier les milliers de bénévoles, de chercheurs et d’étudiants. Notre établissement vous offre l’occasion de poursuivre ou de débuter votre carrière au sein de sa grande famille.

 

Étant le seul CISSS et CIUSSS de la province ayant obtenu la certification Entreprise en santé – Élite, nous mettons au centre de nos préoccupations les valeurs d’équité, d’humanisme et de collaboration.

 

Nous avons piqué votre curiosité? Visionnez notre vidéo présentant notre engagement envers la population ainsi que notre souci du bien-être de nos employés : https://www.youtube.com/watch?v=TSJGA1mpeW4

 

Sommaire de l’emploi

Sous l’autorité du chef de service de l’accueil (admission – centrale de rendez-vous), la personne titulaire de ce poste assiste celui-ci dans ses fonctions administratives. À ce titre, elle collabore à la planification, à l’organisation et au contrôle des différents services. Elle veille, en collaboration avec le chef de service, à la qualité des services de même qu’aux activités découlant du programme de gestion de la qualité, des risques, de la sécurité et de l’environnement et du programme d’amélioration continue de la qualité. La personne titulaire de ce poste assiste également le chef de service dans la gestion des ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles du service. Plus particulièrement, elle collabore à la prestation d’activités de formation continue et à l’appréciation du rendement du personnel. Elle remplace le chef de service lors de ses absences.

 

Responsabilités et tâches

 

– Agir à titre de pilote de MédiVisit et eClinibase CI (ADT);

– Produire les statistiques à partir d’impromptu;

– Assister les employés du secteur lors de différents problèmes dans l’exécution de leurs fonctions et au besoin, effectuer le suivi auprès des personnes concernées;

– Suggérer et mettre en place des moyens d’améliorer l’efficacité des secteurs et la motivation des employés;

– Faire le suivi au gestionnaire si l’organisation du travail n’est pas fonctionnelle et que les outils nécessaires à l’exécution des tâches ne sont pas disponibles;

– À la demande du supérieur immédiat, vérifie le respect des directives et procédures en vigueur et faire le suivi auprès du personnel s’il y a lieu;

– Inscrire la présence au travail et maintenir à jour les horaires de travail en l’absence de l’agente à l’horaire;

– Procéder à des audits sur la qualité du travail et assurer le suivi auprès des personnes concernées;

– Collaborer avec les équipes techniques internes et externes lors de l’introduction de nouvelles technologies, de développement ou de mise à niveau;

– Participer à l’identification des besoins de formation;

– Collabore à l’évaluation des employés avec la collaboration du supérieur immédiat;

– Participer et agir comme personne-ressource à la planification et démarrage des projets de développement;

– Remplacer le chef de service lors d’absence ponctuel;

– Encadre les chefs d’équipe des différentes catégories d’employés pour l’entraînement, la coordination et la surveillance des agents administratifs et des autres employés du service;

– S’occuper des différents projets en cours et à venir;

– Accompagner l’équipe de direction dans la réorganisation de certaines catégories d’agents administratifs;

– Agir à titre de représentant du chef du service en son absence;

– Informer son supérieur immédiat de toutes irrégularités des processus de travail et proposer des solutions d’amélioration;

– Assurer la coordination des validations des points de vue qualitatif et quantitatif des tâches réalisées par les agents administratifs;

– Assurer la communication adéquate de l’information pour l’ensemble du personnel du service, lorsque requis;

– Collaborer au respect des normes, lois, règlements, politiques et procédures en vigueur;

– Maintenir à jour ses connaissances et, dans le cadre du plan de formation du secteur, participer à des activités de perfectionnement et de mise à jour reliées à ses fonctions;

– Participer à différents groupes de travail et/ou comités à la demande du chef de service;

– Documenter tout incident ou accident qui concerne un usager ou un membre du personnel et en assurer le suivi auprès du chef de service;

– Contribuer à assurer un environnement de travail sain et sécuritaire aux membres du personnel;

– Planifier la répartition du travail afin de garantir des services continus dans les différents services;

– Élaborer et tenir à jour les programmes d’orientation dans les différents titres d’emploi en collaboration avec les intervenants des différents services;

– S’assurer de la réalisation des activités prévues dans les programmes d’orientation lors de l’intégration de toute nouvelle ressource;

– Collaborer, avec le chef de service, à l’appréciation du rendement du personnel, que ce soit lors d’une période de probation, d’une période d’essai ou lors d’une appréciation périodique;

– Autoriser l’achat des fournitures courantes nécessaires aux activités des différents services, en l’absence

du chef uniquement;

– Effectuer le suivi auprès du service concerné lors de bris d’équipement ou de matériel défectueux;

– Participer, à la demande du chef de service, à différents projets de développement en lien avec les technologies de l’information;

– Uniformiser les activités en CLSC (méthodes de travail, organisation du travail et horaire de travail) à la suite de décisions prises avec son supérieur immédiat;

– Participer activement aux réunions d’équipe;

– Collaborer aux suivis du service d’accueil-archives en CLSC;

– S’assurer de faire le suivi des communications intersites auprès des employés ou autres;

– Effectuer le lien avec l’agente administrative cl.1 aux horaires concernant les requêtes de demandes de congé ou de remplacement;

– Collaborer à la rédaction et au développement de procédures de travail;

– Effectuer des visites régulières dans chacun des sites en fonction des besoins;

– Participer ou remplacer son supérieur immédiat lors de réunions pertinentes reliées aux services d’accueil archives en CLSC;

– Assurer la vigie relative aux délais d’attente des services de prélèvements et de la centrale de rendez-vous et effectuer le suivi auprès de son supérieur;

– Planifie les activités de formation dans son secteur d’activité;

– Valider au besoin que l’employé connaît le plan des mesures d’urgence et les actions à poser dans son secteur d’activité;

– Accomplir toute autre tâche demandée par son supérieur immédiat.

 

Port d’attache : CLSC de Sainte-Marie

Exigences :

Exigences de formation

– Détenir un diplôme d’études collégiales en archives médicales.

 

Autres exigences

– Être membre de l’association des gestionnaires de l’information en santé du Québec ;

– Avoir réussi les examens de pré-embauche ;

– Connaître les logiciels Word et Excel ;

– Connaître les logiciels DCI, MédiVisit, eClinibase et MédiPatient serait un atout.

 

Compétences

– Sens du leadership;

– Facilité de communication écrite et parlée ;

– Bonne aptitude pour le travail d’équipe ;

– Initiative ;

– Autonomie ;

– Sens des responsabilités ;

– Habilités techniques pour les systèmes informatiques ;

– Sens de l’éthique et discrétion.

 

Les diplômes exigés pour l’emploi, obtenus hors Québec, doivent être accompagnés d’une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et Intégration du Québec.

 

Avantages

– 4 semaines de vacances après une année de service;

– 13 jours de congés fériés;

– 9,6 jours de congé maladie;

– Une programme de développement des compétences et de carrière (formation);

– Un des meilleurs régimes de retraite pour les employés sur le marché (RREGOP);

– Un programme d’aide aux employés (PAE) gratuit pour résoudre les préoccupations du travail, de santé ou de la vie;

– Un programme d’assurance collective modulable selon vos besoins;

– Rabais corporatifs (centre d’entraînement et activité physique).

Pour consulter l’offre détaillée et postuler en ligne : https://bit.ly/3HsI62H

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à audrey.bourgault.csssml@ssss.gouv.qc.ca